NAZIV PROJEKTA: Zbirka automatizacija procesa navođenjem i izvršavanjem-ZAPNI

UKUPNA VRIJEDNOST PROJEKTA: 709.932,64 EUR

EU SUFINANCIRANJE PROJEKTA: 402.604,22 EUR

RAZDOBLJE PROVEDBE PROJEKTA: 1.2.2026.-1.2.2029.

Ovim projektom prijavitelj razvija Sustav za dinamičko vođenje i izvršavanje procesa i procedura. Riječ Dinamički, znači da sustav uči, korigira ono što radi temeljem iskustva, kreira novi sadržaj (popunjava podatke) te odrađuje korake samostalno. Kod promjene automatski se prilagođava i ažurira. Radi u interakciji s korisnikom (sugerira, šalje poruke i notifikacije).

U javnom i privatnom sektoru, poslovni procesi, bilo interni ili oni namijenjeni građanima, imaju pravila koja se mijenjaju brže nego što se procedure i ljudi adaptiraju na te promjene. Procedura koja je danas važeća, već „sutra“ dobije novi tijek, promijene se rokovi, potrebni su novi dokumenti, potrebno je kontaktirati drugu odgovornu osobu, itd.

Zakoni se često nadopunjuju, a javno dostupne informacije znaju biti nepotpune ili neusklađene među institucijama. Posljedica su pogrešne upute korisnicima, beskrajni mailovi, uska grla i nepotrebno dugo trajanje postupaka. Sustav za dinamičko vođenje i izvršavanje procesa i procedura, pomoću umjetne inteligencije u stanju je razabrati sve potrebne korake te koje su se promjene dogodile, jer to može napraviti čitajući pisane propise, regulativu i interne upute, temeljem čega AI sustav strukturira razlike i na osnovu njih generira konkretne korake (hodograme), pomaže ih izvršiti i ostaje trajno ažuran. Dosadašnji projekti istraživanja i razvoja umjetne inteligencije (dalje u tekstu:AI) u tvrtki prijavitelju (IRI, DYPOM, CRONASPER) su isporučili preliminarne rezultate (predikcije, rad s nestrukturiranim podacima u cyber prostoru, prepoznavanje teksta u uvjetima buke). Razvijani su bazičnim metodama, a njihovi se rezultati danas koriste u izgradnji novih AI rješenja, dio čega je i ovaj projekt.

Ovaj proizvod predstavlja višestruko značajan iskorak. Naime, rezultati prošlih projekata su bili predikcija i analiza. Ovaj proizvod je korištenjem tih rezultata i novih modela u stanju SAMOSTALNO PREPOZNATI PROMJENE PROCESA, generirati hodogram (STVORITI NOVI SADRŽAJ) te doslovno SAMOSTALNO ODRAĐIVATI KORAKE PROCESA.

Što sustav radi

1. Razumije i strukturira pravila

Sustav kontinuirano čita zakone, pravilnike, interne procedure i obrasce. Iz teksta izdvaja ključne elemente (tko, što, kada, pod kojim uvjetima, iznimke, rokovi, sankcije) te gradi strukturirani model procedure. Kada postoje paralelni propisi (npr. za trgovačka društva i za državna tijela), sustav izračuna delta-razlike i jasno prikaže što je zajedničko, a što specifično. Naravno, to vrijedi i za korporativna okruženja s različitim sektorima i pod organizacijama.

2. Generira hodogram i upute

Temeljem strukturiranih pravila sustav generira hodogram; numerirane korake s rokovima, odgovornim ulogama i referencama na članke. Za korisnike priprema kratke upute i predloške komunikacije.

3. Izvršava dio posla umjesto čovjeka

Sustav može popunjavati obrasce, pripremiti (ili, uz odobrenje, poslati) e-mailove, priložiti dokumente i otvoriti zadatke u sustavima. Time se uklanjaju dvostruki unosi, paralele i ponavljanja.

4. Ostaje ažuran

Kad dođe do promjene u propisu ili internoj uputi, sustav automatski ažurira odgovarajuće korake duž cijelog procesa i notificira odgovorne osobe da pregledaju i potvrde izmjene.

5. Uči iz prakse (reinforcement/active learning)

U rubnim slučajevima čovjek odobrava, ispravlja ili nadopunjuje prijedlog. Te se povratne informacije bilježe i koriste za stalno poboljšanje modela i pravila.

Kako radi – on je:

• Čitač i tumač pravila (AI koji čita dokumente) – Model za obradu jezika čita zakone, pravilnike, e-mailove i dokumentaciju te proizvodi strukturirane zapise (rokovi, iznimke, odgovorne osobe…) i razlike među propisima.

• Generator procesa (planer)

Na temelju tih zapisa sastavlja proces: redoslijed koraka, preduvjete, validacije i potrebne artefakte.

• Asistent/izvršitelj

Operativni modul iz hodograma kreira zadatke, popunjava web obrasce, priprema poruke i prikuplja priloge. Sve što je pravno osjetljivo ide u status nacrta dok čovjek ne potvrdi.

• Integracija s aktivnostima

Sustav je povezan s postojećim alatima i portalima (npr. kroz dodatak/preglednički plugin ili službene API-je), pa može posjećivati potrebne stranice i izravno raditi ono što bi inače radio službenik.

• Goal-based logika

Rad je usmjeren na unaprijed definiran cilj (npr. izdati dozvolu, upisati studenta, prijaviti radnika). Ako postoje više mogućih putanja, sustav odabire onu koja ispunjava cilj uz najmanje koraka i bez kolizija pravila.

Zašto je to bolje od dosadašnjih rješenja?

• Točnost informacija. Institucija više ne ovisi samo o javnim izvorima; sustav kombinira interne informacije i javno dostupne podatke, jasno označava izvore i verzije te uklanja nedorečenost.

• Sam se ažurira. Promjene u “moru pravilnika i uputa” sustav prepoznaje i automatski se prilagođava, prvi idući korisnik već koristi ažurirani hodogram

• Odrađuje dio procesa dok sadašnji alati daju informacije, ali ne odrađuju posao

• Optimizacija procesa. Sustav prepoznaje duple radnje, uska grla i nepotrebno vraćanje na prošli korak i slično. Predlaže skraćenja, konsolidaciju koraka i sprječava ponavljanja.

• Skalabilnost ljudske analize. Ljudi ne mogu pregledati sve izvore u realnom vremenu; sustav to radi umjesto njih, dok čovjek ostaje kontrolor kvalitete i jamac ispravnosti.

Gdje je primjenjiv

Sustav je primjenjiv na postupke u institucijama, s više sudionika, (MUP, općine, sudovi, matične knjige, mirovinski sustav). Pomaže kad se često mijenjaju pravila i procedure (npr. prijava/odjava stranog radnika, razne potvrde, upisi na studije), obrasci u institucijama, suglasnosti institucija za industriju i građane.U tim scenarijima najveća vrijednost dolazi iz kombinacije: čitanje i strukturiranje pravila /generiranje procesa/djelomična automatizacija izvršenja

Projekt je iskorak u odnosu na uobičajene “manuale procedura”. Osim što održava živu bazu pravila, on iz nje generira i optimizira proces te izvršava dio zadataka uz ljudsko odobrenje. Time smanjuje greške i trajanje postupaka, a institucije i građani dobivaju točne i aktualne informacije. Upravo je takva goal-based, ažurna i automatizirana platforma ključ za pouzdanu i skalabilnu uslugu u sustavima sa čestim promjenama.

Projekt izravno doprinosi specifičnom podcilju 3.4: Povećanje tržišnog dosega inovativnih proizvoda unutar šireg specifičnog cilja 3: Povećanje učinkovitosti inovacija, kako je navedeno u hrvatskoj Strategiji pametne specijalizacije do 2029. (S3) i to tematskom prioritetnom području S3: Digitalni proizvodi i platforme.